提升工作专注力与效率,不可或缺的4大能量

发布时间:2020-07-12

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提升工作专注力与效率,不可或缺的4大能量

你还记得上次休假是什幺时候吗?总是为了工作忘了生活,就像音乐教父李宗盛在《山丘》里描述的「不知疲倦地翻越每一个山丘。」每天拖着疲惫不堪的身躯进公司,想要打起精神投入工作,却怎样也提不起劲。

为什幺生活会被工作给拖垮?有件事值得我们思考:科技改变了人们的工作习惯,只要有电脑、有网路,随时随地都可以上工。照理说,时间变得比以往弹性、数位工具让我们工作更有效率。

然而,我们并没有因此拥有更多生活时间。因为我们随时都在收发e-mail、透过通讯软体谈公事,所有讯息都逼着我们快速回应、解决,不仅工作与生活的界线变得模糊,生活节奏也跟着被打乱,每件事都吞噬着我们的能量,导致工作无法全神贯注,效率变差。弔诡的是,我们常常把效率差归因于时间管理,挪出更多时间去处理永远也做不完的工作,却忽略被消耗的能量,才是真正造成绩效不彰的关键因素。

一心多用,只会分散能量、一事无成

能量计画公司(Energy Project)创办人东尼‧史瓦兹(Tony Schwartz)强调,延长工作时间不能解决问题,只能暂时把工作完成,却不能保证品质。我们常会认为时间管理将资源合理分配,帮助我们完成更多工作,做起事来也更精确。但,就算一个人时间管理做得再好,如果每件事都只是虚应故事,那些投注的时间,基本上是毫无意义、毫无价值的。一位忙于工作的父亲,从球季开始就答应儿子会去看他比赛,但刚好遇上公司旺季,每天都忙得不可开交。为了实现诺言,他请了半天假,在比赛前5分钟就坐定位,也待到比赛的最后一刻,但到最后,父子俩却弄得不欢而散。名义上,这位父亲待完整场球赛,但实际上,有四分之三的时间,都在讲电话。每当儿子朝座位望去,看到的是一个心不在焉、拿着手机东张西望的父亲。整个上午,他只是露个面,却没有把心力(能量)放在球赛上,一心多用的结果,既没谈妥任何一件公事,也没传达到「关心儿子」的讯息,更让儿子产生「爸爸还是更在意工作」的想法。《人生,要活对故事》指出,「全心投入」和「一心多用」的差别不在于品质,两者根本非黑即白,就如同职业网球选手,若回击时突然闪神或迟疑,就可能输掉一场比赛。他们必须非常专注、全心全意地投入比赛,才可能有好表现。

打造高效能金字塔,从4大能量着手

提升工作专注力与效率,不可或缺的4大能量

工作者的表现优劣取决于「身体、情绪、心智、精神」4大能量的使用与复元,这4种能量层层相关,紧密相连。假设你忙于工作,太久没吃东西,饥饿使你无法专注,更使你情绪不稳定,以致萌生「为何我要如此拚命工作」的念头,开始自我怀疑。

发挥高效能,不可或缺的4大能量

不只运动,人们做每件事都需要能量,从和同侪互动、做重要决策,到与家人相处皆然。但我们却常常忽略能量的重要性,要发挥自我最大的效能,就要理解、管理各种面向的能量:身体(Body)、情绪(Emotions)、心智(Mind)和精神(Spirit)。这4种能量缺一不可,而且息息相关(参见图表)。

提升工作专注力与效率,不可或缺的4大能量

图表

1.身体能量是活力的根本,对运动员、警察、工人等以劳力为主的职业来说,体能的重要性不言而喻,但事实上,体力不仅会影响我们的警觉性、情绪及专注度等,也会影响我们对事务的投入程度。

2.情绪能量与我们的感觉、情感有关,正面情绪能让我们在工作上拥有高绩效,负面情绪则会消耗能量,让人无心工作,而长期的负面情绪则可能引起各式各样的疾病与失调。

3.心智能量高低会影响我们的思考、认知和推理能力,简单来说,就是我们对事情的专注程度,也间接影响工作效率。而心智能量复元的关键,就是间歇式地给予大脑休息。

4.精神能量虽然位于能量金字塔的最顶端,却能激发斗志、推动我们继续向前迈进。如果我们人生没有明确的目标或方向,不知道自己想要的是什幺,就会如同行尸走肉般,过一天算一天,而整个能量系统会也跟着效能不彰。

提升工作专注力与效率,不可或缺的4大能量

在消耗与复元间取得平衡,才能有事半功倍的绩效

绩效心理学家吉姆‧洛尔(Jim Loehr)曾指导过数百位世界级运动员,从网球、篮球、高尔夫球到拳击手都有,一套训练怎能适用所有运动?「我们不花时间琢磨技术,只把训练着重在如何有效运用能量,『能量』才是让技能发挥到淋漓尽致的未知数。当洛尔的训练法在运动界的成绩受到瞩目,便开始受邀到其他追求高绩效的领域(如联邦调查局、警察、医护人员)实行。过程中他发现一件弔诡且不合理的事:多数人在日常工作中被要求达到的标準,其实比那些世界顶尖的运动员都还要高。职业运动员通常花90%的时间锻鍊身体,在饮食、心理建设、技巧训练等方面都有明确规画,希望能在比赛中拿出最好的表现。

然而一般工作者,很少会对自己的身体进行系统化观察与训练,但仍被要求在每天8小时、10小时,甚至12小时中,拿出最好的表现。洛尔指出,人类是具震荡性的生物,同时受大自然和体内基因影响,季节性忧郁症就是身体无法适应季节改变的最佳例证。我们必须让能量在消耗和复元间达到动态平衡,才能有事半功倍的表现。

为自己安排休息仪式,让身体获得充分能量

洛尔所说的动静模式与19 5 0年代初期,尤金‧阿瑟林斯基(Eugene Aserinsky)和纳森.克莱特曼(Nathan Kleitman)提出的「基础作息周期」(BRAC,Basic Rest-Activity Cycle)息息相关,他们发现人的睡眠会以90∼120分钟为周期,从浅眠进入到深层睡眠的规律节奏。

到了1970年代,克莱特曼更进一步发现,人类在清醒的时候,身体机能如心跳、贺尔蒙、脑波与肌肉张力等,也同样以90∼120分钟为单位在运作。每个单位间,身体会开始传达需要休息的讯息,若是长期忽视,身体就会出现各种病痛。指导过那幺多顶尖运动选手,洛尔也观察到,成绩优异的球员几乎在每一球的空档(约16∼24秒)中,都会建立一套休息仪式,让心跳在这段时间内每分钟降低20下;而表现较差的选手没有类似的仪式,使用过多能量,又没充分休息,所以表现大打折扣。

《快速企业》(Fast Company)杂誌曾採访一群成功人士,请教他们如何能在挑战性高的工作中拥有高绩效,几乎每个人都说他们制定一套具体的仪式,让自己在工作间规律休息,持续保有高生产力。看到这里,其实无须把仪式想得太複杂、困难,所谓的「仪式」可能只是在工作转换间进行60秒的深呼吸、戴上耳机听一首喜欢的歌、打通电话回家与家人聊天,或是散步、爬楼梯等等。仪式安排得愈规律、愈有系统,能补充的能量就愈多。人生就像一场赛车赛,不是开得最快、最远、最久的车手就能赢,而是在赛道上保持最高车速,且以最有效率的方式停下来加油、维修、换轮胎的人才能获胜。本期特别企画分别介绍4种能量的意涵与重要性,并提供各种能量的补充方法,期许大家能建立一套自己的休息仪式,更能找到属于自己的工作意义,让生活更多采多姿。


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